Im Folgenden seien knapp die einzelnen Arbeitsschritte bei der technischen Durchführung der Umfrage im zeitlichen Verlauf erläutert. Die Vorbereitung und die Durchführung der Umfrage bestehen im Wesentlichen aus den folgenden Arbeitsschritten:

1. Die Elternbeiräte informieren ihre Schulleitung, dass sie sich an der Umfrage beteiligen werden.
2. Die Elternbeiräte der Schulen melden dem GEB, ob sie an der Umfrage teilnehmen werden.
3. Die Elternbeiräte nehmen Kontakt mit ihren Klassenelternsprechern auf und informieren sich darüber, in wieweit die Kontaktlisten der Klassenelternsprecher vollständig sind und insbesondere die für die Online-Umfrage wichtigen E-Mail-Adressen beinhalten.
4. Die Elternbeiräte verteilen nach Bedarf in einzelnen Klassen oder an der ganzen Schule einen Elternbrief, in dem die Eltern gebeten werden, dem jeweiligen Klassenelternsprecher ihre E-Mail-Adresse mitzuteilen, damit ihnen die Zugangs-Links zur Umfrage zugesandt werden können. Die Schulleitung darf dabei zustimmen, dass der Elternbrief in der Schule gedruckt wird (Aussage des Schulverwaltungsamtes) und in der Schule durch die Lehrkräfte verteilt werden darf (Aussage des Staatlichen Schulamts).
5. Die Eltern melden sich mit ihren E-Mail-Adressen bei ihrem Klassenelternsprecher zurück, welcher diese in einer eigenen vertraulichen Kontaktliste abspeichert.
6. Die Klassenelternsprecher melden dem Elternbeirat idealerweise zurück, wie viele Eltern sie letztlich per E-Mail erreichen können.
7. Die Elternbeiräte melden (vorzugsweise nach Klassen geordnet), wie viele Zugangs-Links die Schule/ die einzelnen Klassen benötigen (jeder Zugangs-Link ist genau einmal nutzbar). Im Idealfall entspricht die Zahl je Klasse der vom Klassenelternsprecher gemeldeten Anzahl von E-Mail-Adressen in seiner Kontaktliste. Es können aber auch die Klassenstärken sein, die dem GEB gemeldet werden.
8. Der GEB generiert die Zugangs-Links für die Schule. Sofern die Schule ihren Bedarf nach Klassen gegliedert angegeben hat, schickt der GEB wenige Tage vor Beginn des Umfrage - Zeitraums für jede Klasse der Schule eine separate E-Mail mit der passenden Anzahl von Zugangs-Links an den Elternbeirat.
9. Der Elternbeirat leitet die E-Mail mit den Zugangs-Links an den jeweiligen Klassenelternsprecher weiter.
10. Der Klassenelternsprecher schickt je Kind in der Klasse einen der Zugangs-Links an dessen Erziehungsberechtigten (klassisch bekommen Vater und Mutter des Kindes also nur einen Zugang zur Umfrage und können gemeinsam nur einmal an der Umfrage teilnehmen).
11. Der GEB schaltet die Ganztags-Umfrage am 19.06.2017 online und schaltet sie am 30.06.2017 (optional eine Woche später) wieder ab. In dieser Zeit nehmen die Eltern durch Anklicken ihres einmalig nutzbaren Links an der Umfrage teil.
12. Die Auswertung der Umfrage wird schnellstmöglich erstellt und den Elternbeiräten hoffentlich bereits bis zum geplanten Netzwerktreffen am 22.07.2017 zur Verfügung gestellt werden können.

Parallel zu dieser Online-Umfrage wird das Projektbüro der Stadt die Schulleitungen zu den Betreuungsangeboten befragen. Geplant sind ebenfalls Interviews mit Elternbeiräten der Realschulen und Gymnasien und eventuell auch von Schülerinnen und Schülern.

Dem Projekt liegt aktuell folgender Ablaufplan zugrunde (Stand 10.05.2017):